fbpx

Dags att digitalisera kvittohanteringen på ditt företag?

I dagens blogginlägg tänkte jag ta upp det ack så tråkiga men viktiga ämnet kvittohantering. Framför allt – vad du kan vinna på att digitalisera kvittohanteringen på ditt företag!

Nu i veckan träffade jag några av mina nya medlemmar för vår första Get it done day i vårt nya medlemsprogram. (Så himla roligt!) En av deltagarna hade planerat att ta itu med det hon fasade för mest av allt – att bokföra kvitton…

Vi förstod strax alla varför det här var en sån grej som hon drog sig för att ta itu med – hennes traditionella kvittohantering var tidskrävande och sjukt tråkig..!

Traditionell kvittohantering

Denna hantering innebar att samla ihop alla kvitton från sina anställda för att sedan tejpa upp dem på papper, märka upp dem med projekt, föra över beloppen till ett exceldokument för att sammanställa informationen i dem och matcha med kreditkortsfakturan för att se att alla kvitton kommit in, bokföra allt manuellt, scanna in alla papper, sätta in dem i en pärm, föra över bilderna till Fortnox och sedan koppla bilden med verifikationen där.

Ni ser. Så. Himla. Tråkigt! Och som sagt, väldigt tidskrävande!

Eftersom hon redan använder Fortnox så var mitt förslag till henne att koppla på Fortnox app Kvitto & Resa för sina anställda. Och låta dessa anställda själva fota sina papperskvitton eller mejla in sina e-postkvitton samt att märka upp dem med rätt projekt i appen innan de skickar in.

Smartare (digital) kvittohantering

Med hjälp av koppling till banken kan hon också låta de anställda själva ansvara för att se till att alla underlag på deras kreditkortfakturor kommer in.

Med hjälp av appen tolkas kvittot så datum, totalbelopp och momsbelopp läses av automatiskt och användaren kan lägga till info om kvittot, som till exempel den obligatoriska infon om deltagare vid representation.

Det hennes admin skulle innebära isåfall var att kolla de utläggsrapporter som kommer in direkt i Fortnox, och därifrån skicka in dem till bokföringen med en knapptryckning. Bokfört och klart med all info redan inlagd av den anställde och med hjälp av appens inbyggda AI. Sen återstår att arkivera papperskvittona i tre räkenskapsår. Det är allt.

Ser så himla mycket fram emot att följa hennes resa med att digitalisera och effektivisera sin admin och bokföring här framöver!

Hur gör du med dina (och dina anställdas) kvitton? Kanske är det dags att digitalisera kvittohanteringen även på ditt företag?

Nu öppnar medlemskapet!

Jag möter så många entreprenörer med en väldigt stark frihetskänsla och stora visioner för sina företag. Ofta är det dessa ”popcornhjärnor” som ibland har lite för många idéer och alldeles för få timmar på sitt dygn som också har svårt att hitta bra rutiner och få bokföringen gjord. Oavsett om det handlar om att bokföra själv eller att samla ihop underlagen och lämna dem till sin redovisningsbyrå. Samtidigt håller nog de flesta företagare med om att en tydlig överblick över och förståelse för företagets ekonomi är själva grunden för en god natts sömn…

När jag startade min redovisningsbyrå Jomalo Redovisning 2017 såg jag ganska snart att småföretagare som sköter sin bokföring själva ofta har behov av ett bollplank men att de ibland drar sig för att anlita en redovisningsbyrå. Jag började fundera på hur jag skulle kunna hjälpa dessa företagare.

Min utgångspunkt är att de traditionella redovisningsbyråerna är på väg bort, det poppar hela tiden upp nya tjänster och appar med inbyggd automatisering och AI. Det gör att det finns idag stora möjligheter för småföretagare att sköta sin bokföring själva – med rätt stöd och hjälp. För bollplanket behövs; frågorna finns där och har man ingen företagsekonomisk utbildning är det ofta rätt tungrott att komma igång.

Därifrån växte idén om Digital Entreprenör fram. Nu är jag väldigt stolt och glad över att tillsammans med mitt team äntligen kunna erbjuda ett sådant stöd i form av ett flexibelt medlemskap!

Varför ett medlemskap?

I mina samtal med både mina redovisningskunder och andra entreprenörer som jag har mött genom åren, har jag märkt att många känner sig ganska ensamma i sitt företagande. Och särskilt när det kommer till admin och bokföring, sådant som de flesta inte direkt prioriterar högst upp på att-göra-listan…

Många skjuter gärna upp ”det där tråkiga” och fokuserar på sin kärnverksamhet. Vilket i sig är bra! Men någon gång måste ju bokföringen göras ändå. Helst med lite marginal innan skatte- och inkomstdeklarationen..!

I mitt nya medlemskap så slipper småföretagare känna sig ensamma. Gemenskap är en viktig del och vi kommer träffas regelbundet via schemalagda onlinemöten för att få saker gjorda och för att fira att vi är klara! Dessutom erbjuds ”accountability”-grupper och en privat facebookgrupp där vi kan hjälpa och stötta varandra samt småprata om allt som hör företagandet och specifikt bokföringen till.

Något som jag också funderat mycket på under åren är hur man som företagare kan skapa roliga rutiner kring detta gråa ämne. Att ha kul är en viktig del i det, men också att faktiskt se till att göra det så lätt för sig som möjligt – att digitalisera och automatisera så mycket det bara går. På köpet kan man bli platsoberoende och jobba varifrån man vill i världen! Själv är jag en stolt tekniknörd och jag älskar verkligen att hjälpa mina kunder att hitta smartare sätt att jobba med den teknik som finns idag.

Slutligen så ser jag att det finns ett stort behov av mer kunskap och förståelse för bokföringen. Att någon förklarar på ett sätt som gör att man dels vågar ställa följdfrågor och dels att man faktiskt förstår. Jag vet att det kan vara svårt att greppa vissa saker.

Jag och mitt team kommer finnas till hands att svara på frågor och vi kommer successivt bygga upp en intern wiki med alla frågor och svar, samt webbkurser och föreläsningar online inom våra områden:

  • digitalisera/automatisera
  • skapa roliga rutiner
  • få koll på ekonomin

Pilotprogram

Det som vi nu slår upp portarna till är ett pilotprogram. Strukturen för medlemskapet finns på plats och innehållet kommer successivt att fyllas på vecka för vecka. Vi kör igång redan vecka 36 med våra Get it Done Days och Frågor & Svar-tillfällen och övrigt innehåll – kurser, föreläsningar, checklistor och vår interna wiki – kommer att utvecklas efter hand.

Som pilotmedlem får du ett rabatterat pris – 350 kr per månad eller 3500 kr per år, respektive 450 kr per månad eller 4500 kr per år som kommer att bli ordinarie pris när vi lanserar skarpt i slutet av oktober. Du låser också in detta låga pris för alltid, så länge du stannar kvar som medlem, och du har all möjlighet att vara med och påverka innehållet i medlemskapet.

Här kan du läsa mer – välkommen som medlem!

Digitalisera dina leverantörsfakturor

Idag tänkte vi hjälpa dig att komma igång med att digitalisera dina leverantörsfakturor! Det vill säga – att du helt slipper fakturor på papper genom att börja ta emot dem:

  • som e-faktura
  • 
till en särskild e-postadress i bokföringsprogrammet
  • 
till en särskild postadress där fakturan scannas och skickas in digitalt till ditt bokföringsprogram

Varför ska jag digitalisera leverantörsfakturorna?

Kanske gillar du dina papper och pärmar, eller så skulle du vilja slippa pappershögarna? Oavsett vad du gillar och hur långt du kommit i processen så finns det en hel del fördelar med att digitalisera hanteringen av dina leverantörsfakturor.

Frihet att slippa papper!

  • Du slipper onödigt dubbelarbete då fakturan bokförs direkt.
  • Du slipper knappa in OCR- och bankgironummer manuellt.
  • Du kan skicka betalfiler till banken.
  • Du behöver inte arkivera dina leverantörsfakturor på papper.
  • Du kan leva platsoberoende då du inte behöver passa en brevlåda.

Som vi nämnde inledningsvis finns det tre sätt att ta emot fakturorna digitalt; som e-postfaktura, som e-faktura och till en särskild postadress kopplad till en scannings- och tolkningstjänst.

Här utgår vi ifrån hur du kommer igång om du använder Fortnox. Vill du ha utförligare hjälp med att komma igång samt en mall på ett mejl du kan skicka till dina leverantörer kan du ladda hem vår gratis guide längst ner i inlägget!

E-postE-postfaktura

För att börja ta emot fakturor via e-post, hämtar upp din särskilda e-postadress från ditt bokföringsprogram och anger den som fakturaadress till din leverantör. Fakturan kommer direkt in i bokföringsprogrammet och du kan välja om du vill knappa in informationen själv eller få den tolkad.

E-faktura

Vill du ta emot e-fakturor så ställer du in att du vill ha e-faktura i programmet och kan även göra en sammankopppling med varje leverantör. Då kommer fakturan direkt in i ditt bokföringsprogram, med all information förifylld.

Särskild postadress

Har du leverantörer som absolut inte vill skicka digitala fakturor, kan du koppla på fakturatolkning med postalt flöde. Då får en en särskild postadress som du anger istället för din vanliga adress. Leverantören får skicka sin faktura per post och du får den digitalt levererad och tolkad direkt in i programmet!

Själva använder vi oss av samtliga tre sätt för att ta emot leverantörsfakturor. I första hand anger vi alltid vår särskilda e-postadress som fakturaadress, i andra hand ber vi om e-faktura och i tredje hand ger vi ut vår särskilda postadress till de leverantörer som lever kvar på stenåldern…  😉

För att få fler tips och hjälp att komma igång – samt en mall på mejl att skicka till dina leverantörer, beställ vår guide nedan!

[thrive_leads id=’1799′]

 

Får jag kasta kvittot om jag digitaliserat det?

Ibland hör eller ser jag frågan: “Jag har fotat kvittot och laddat upp det digitalt till min redovisningskonsult eller direkt i bokföringsprogrammet. Får jag kasta det nu?”

Får jag kasta kvittot om jag digitaliserat det? - Digital Entreprenör

Nej, du får inte kasta kvittot

Bokföringslagen säger att du ska arkivera dina underlag till bokföringen i sju år i det skick du har fått dem. Det betyder att om du har fått ett kvitto eller en faktura per mejl sparar du den i mejlen, har du fått den på papper ska du spara den på papper.

I alla fall inte direkt…

Men i bokföringslagen finns en paragraf som handlar om överföring av räkenskapsinformation. Enligt den paragrafen kan du skanna in en pappersfaktura eller ett papperskvitto och spara det digitalt – då behöver du inte spara underlaget på papper under hela den sjuåriga arkiverings tiden utan bara i tre räkenskapsår. (Du kan förstöra pappersversionen från och med det fjärde året.)

Man kan tycka att det är lite omodernt att behöva spara underlaget på papper, men än så länge ser det ut så. Det positiva är i alla fall att du bara behöver spara dina papper i tre år!

Digitalisering

Dessutom – om du anstränger dig lite så kan du med största sannolikhet faktiskt digitalisera de allra flesta av dina underlag. Du kan be dina leverantörer att skicka e-faktura eller att e-posta sina fakturor direkt in i ditt bokföringsprogram – och detta klarar de allra flesta idag. Det finns så klart några få aktörer som fortfarande insisterar på att skicka sina fakturor som brev, men då är mitt tips att aktivera fakturatolkning via postalt flöde i samarbete med ditt bokföringsprogram. Då slipper i alla fall du hantera fakturan på papper och får in den digitalt direkt till programmet! Smart, eller hur?

Tips kring arkivering av bokföringsunderlag

Hur du arkiverar dina underlag är upp till dig. Jag brukar tipsa om att spara underlag på papper i en arkivmapp med 12 fack (en dragspelsmapp) – när du har scannat in underlaget lägger du bara ner det i facket för aktuell månad. Så gör jag!

Får jag kasta kvittot om jag digitaliserat det? - Digital Entreprenör

Använder du Fortnox så kan du efter räkenskapsårets slut ladda hem alla dina kopplade underlag – och då märks de dessutom med verifikationsnummer i varje filnamn. Så ladda ner det efter att du är klar med bokslutet och spara dem i en mapp på datorn eller i molnet, så har du dessutom alla dina digitala underlag snyggt och ordentligt sparade i kronologisk ordning och uppmärkta med verifikationsnummer!

Apropå verifikationsnummer!

Företagets verifikationer ska innehålla ett verifikationsnummer i obruten följd. Om företaget tar emot verifikationer i olika form innebär ju det att vissa verifikationer sparas på papper och andra digitalt. Den obrutna följden framgår då när man tittar på verifikationerna som helhet, men skulle man bara titta på pappersverifikationerna så kommer det vara ”glapp” i verifikationsnummerordningen. Det är helt okej att det blir så, så länge man har koll på att det finns ett underlag till varje verifikation!

Ett tips är att upprätta en arkivplan! Där beskriver du vad som arkiverats och var det förvaras någonstans – särskilt viktigt blir detta när du arkiverar underlag i olika form.

Jag tänkte även ta tillfället i akt att önska dig Glad Påsk!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 19/4, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!


Vi hjälper dig att jobba smart och platsoberoende. Det gör vi genom att erbjuda digitala redovisningstjänster samt onlinekurser kring bokföring, entreprenörsskap och administration.  Dessutom är vi väl medvetna om att de flesta företagare tycker att vårt område  är väldigt grått och trist, så därför jobbar vi hårt på att göra det gråa lite mer färgstarkt.

Välkommen till vår glada gemenskap och till att skriva upp dig på vår e-postlista! Anmäl dig här!

Effektivisera din redovisning

Effektivisera din redovisning - Digital Entreprenör

Nu har jag pratat om vilka prylar och program jag och mitt team jobbar med för att sköta redovisningsbyrån Jomalo Redovisning. Idag tänkte jag prata om vilka program du kan använda för att effektivisera din redovisning.

Effektivisera din redovisning - Digital Entreprenör

Fakturera direkt i programmet

För det första tycker jag att du alltid ska fakturera direkt i ditt bokföringsprogram. Framför allt för att fakturan ändå ska in i bokföringen förr eller senare ändå, varför göra dubbeljobb? Du har garanterat bättre saker för dig i ditt företag – och anlitar du en redovisningsbyrå så är frågan om du verkligen vill betala dem för att göra dubbeljobb?! Sedan är faktiskt chansen betydligt större att fakturan blir korrekt om du tar hjälp av programmet. Jag ser så ofta felaktiga fakturor där viktiga uppgifter saknas eller där momsen är inte stämmer. Tråkigt nog!

Jag rekommenderar Fortnox alla dagar i veckan och där kostar faktureringsmodulen 99 kr/månad. Fundera på vad din tid kostar (eller redovisningsbyråns!) – troligtvis är det värt den pengen för att vara mer effektiv.

Vill du kan du även använda Fortnox fakturaservice för några kronor per faktura. Då sköter de även bevakning av betalning, bokföring av inbetalningen samt eventuell påminnelse- och inkassohantering. Mycket smidigt och så prisvärt!

Betala dina leverantörer direkt från bokföringsprogrammet

När det kommer till dina räkningar så är mitt tips att kontakta alla leverantörer och be dem skicka fakturan som e-faktura eller med e-post direkt in i ditt bokföringsprogram. Då kan du bokföra fakturan och samtidigt skicka in den för betalning med fil direkt till banken. Sen är du klar! Dels har du tagit emot fakturan digitalt direkt i programmet och behöver aldrig fundera på hur du ska arkivera den, och dels slipper du definitivt onödigt dubbeljobb!

Anlitar du en redovisningsbyrå kan ni sätta upp ett attestflöde där de hjälper dig med bokföring och betalning, så det enda du kommer behöva göra är att attestera fakturan för betalning.

Din bank kommer säkerligen ta en viss avgift för filhantering, men återigen – fundera på din tidsvinst och i förlängningen även hur mycket pengar du faktiskt sparar tack vare den!

Använd en digital brevlåda

Jag använder Kivra både privat och för mitt bolag samt ser till att mina kunder delar sin brevlåda med oss. Numera kan man koppla på en (kostnadsfri!) integration med Kivra direkt från Fortnox, vilket innebär att all din myndighetspost kommer direkt in i Fortnox! Så himla smart!

Använd en kvittoapp

Ofta är kvittohantering något av det mest tidskrävande och jobbiga i ett företags redovisning. Kvitton tappas bort och har det gått några dagar glömmer man lätt bort vad inköpet avsåg… Därför är mitt tips att använda en kvittoapp och se till att fota av varje kvitto som du får på papper direkt när du tar emot det. Sedan ska det ändå arkiveras i minst tre år, men då räcker det med om du slänger ner det i månadens flik i en dragspelsmapp tex.

Får du ett kvitto på mejl så vidarebefordrar du bara det direkt till appens särskilda mejladress.

Fortnox har en alldeles utmärkt app som heter Kvitto & Resa. (Det är samma app som Company Expense.) den kostar 69kr/månad.

Hur sköter du din redovisning?

boka intervju


Vi skulle gärna vilja veta lite mer om dig! Vad drömmer du om och hur skulle vi kunna hjälpa dig? Svara på vår enkät här eller boka in en kort intervju på 20 minuter med mig!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 12/4, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!


Vi hjälper dig att jobba smart och platsoberoende – genom att erbjuda digitala redovisningstjänster samt onlinekurser kring bokföring, entreprenörsskap och administration.  Dessutom är vi väl medvetna om att de flesta företagare tycker att vårt område  är väldigt grått och trist, så därför jobbar vi hårt på att göra det gråa lite mer färgstarkt.

Välkommen till vår glada gemenskap och till att skriva upp dig på vår e-postlista för att få all info om kommande lansering! Anmäl dig här!

Drömmer du också om att jobba på distans?

Drömmer du också om att jobba på distans? - Digital Entreprenör

För några dagar sedan såg jag ett inlägg i en Facebookgrupp, där en person bad om tips och råd kring hur hon skulle kunna jobba på distans. Jag tänkte att jag skulle dela med mig av det inlägget och mina tankar kring det.

Här är inlägget:

Att vara med i grupper tycker jag är bra men är sällan speciellt aktiv i dem. Men det här inlägget kände jag mig bara tvungen att svara på. Dels för att jag kände igen mig och dels för att jag ville berätta hur jag gjort.  Här ser du mitt svar:

”Jag hade också en väldigt stark önskan om att jobba platsoberoende – så jag startade ett eget företag där målet tidigt var att bygga upp ett ”remote team”. Idag är vi fem personer, vi är två i Stockholm, en i Vilhelmina, en som bor större delen av året i Colombia och en som har tillbringat vintern i Thailand. Jag tror att detta är framtiden och jag älskar verkligen friheten det ger mig (oss)! Så mitt tips till dig är att fundera på om din expertis kanske är något du kan driva i egen regi? Ta saken i egna händer. :)”

För detta tror jag så starkt på – kraften i att starta ett företag och bygga upp det så att du faktiskt får möjlighet att välja själv.

Hur tänker du gällande hennes inlägg? Vad hade du svarat henne om du hade sett det?

 

boka intervju


Vi skulle gärna vilja veta lite mer om dig! Vad drömmer du om och hur skulle vi kunna hjälpa dig? Svara på vår enkät här eller boka in en kort intervju på 20 minuter med mig!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 5/4, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!

Scroll to Top