Programmen vi använder i vårt distansteam - Digital Entreprenör

Programmen vi använder i vårt distansteam

Förra veckan pratade jag om prylarna jag behöver för att kunna arbeta platsoberoende. Idag tänkte jag berätta mer om vilka program jag använder i min företagarvardag och tillsammans med mitt distansteam.

Appar för kommunikation

Team Jomalo är ett så kallat “remote team”, dvs vi befinner oss inte på samma plats när vi jobbar. Jag brukar även kalla oss för att vi är ett distansteam. Jag har hela tiden haft som mål att bygga upp mitt företag på det sättet och därför har det varit högsta prioritet för mig att hitta programvaror som gör att vi kan samarbeta smidigt via nätet.

Internt i teamet har vi en policy att vi inte mejlar varandra, utan all kommunikation internt i teamet sker via Slack. Ja, ni vet – inboxen fylls ju snabbt på varje dag och det är viktigt att vi har en effektiv kommunikation internt. I Slack har vi separata kanaler för varje kund, där vi planerar arbetet och diskuterar specifika bokföringsfrågor. Varje medarbetare har bara tillgång till de kunder som hen arbetar med. Dessutom har vi gemensamma kanaler, t.ex. Fikarummet eller Redovisningsfrågor där alla deltar.

I vissa fall kommunicerar vi även med kunder i Slack, då skapar vi en kanal dit vi bjuder in kunden. Uppskattat av fler och fler!

Både internt och med våra kunder har vi oftare möten online än fysiska möten. I de allra flesta fall använder vi Zoom till detta. Observera att i gratisvarianten kan du bara ha möten på max 40 minuter om ni är fler än två personer som deltar. Därför betalar vi en liten slant varje månad för att kunna ha längre möten.

G Suite Business

För all övrig kommunikation har vi i grunden G Suite Business. Vi använder Team Drives för att lagra underlag och dela information och underlag med kunderna. Fördelen med G Suite Business är bland annat möjligheten att arbeta med Team Drives (du kan styra över behörigheter på ett väldigt bra sätt!) samt att du kan välja var servrarna ska ligga där du lagrar din information – inom eller utanför EU.

Förresten så använder jag faktiskt inte Officepaketet utan enbart Googles tjänster som Dokument, Kalkylark och Presentationer. Supersmidigt – vi kan samarbeta i teamet och jag kommer åt mitt arbete från mobilen om jag vill.

För att lättare kunna samarbeta kring mejlen har vi dock valt att använda Help Scout, ett helpdesksystem (men inte så fyrkantigt som de flesta helpdesksystem är). Mejl från kunder har vi lagt automatisk vidarebefordran från våra mejlkonton, så kommer de direkt in i Help Scout. Detta har minskat min arbetsbörda, då det är till mig de flesta kunder mejlar men de kan i de flesta fall lika gärna få svar från den person i teamet som arbetar med deras bokföring.

Programmen vi använder i vårt distansteam - Digital Entreprenör

Windows på Mac

Jag har ju som sagt en Macbook Pro. Dock behöver jag kunna köra Windows på min dator, då flera av de redovisningsprogram jag behöver endast fungerar i Windowsmiljö. (Gah!) För att kunna göra det använder jag Parallells som gör det möjligt att installera Windows på en Mac.

Om någon är nyfiken på vilket boksluts- och skatteprogram vi använder så är svaret att vi har använt både Capego och Visma de senaste åren, men i år valde vi BL:s Bokslut & Skatt proffs. Framför allt för att de erbjuder digital inlämning av årsredovisningen (inte många som gör ännu!) samt för att de även erbjuder en egen molnlösning så att jag och mitt team kan samarbeta i molnet utan att ha en egen fjärrserver.

Projektplanering

När det kommer till projektplanering så har jag ägnat väldigt mycket tid åt att försöka uppfinna hjulet själv – att bygga upp ett byråstöd för oss i Asana och sedan i ClickUp. Båda systemen är helt fantastiska, men till slut insåg jag att jag behövde välja ett renodlat program som är anpassat för redovisningsbranschen. Därför använder vi nu Visma Advisor internt som byråstöd och verktyg för uppdragsplanering.

Något vi också behöver göra är att tidrapportera. Detta gör vi både med de kunder som vi debiterar per timme och de som har fasta månadspriser. Helt enkelt för att det är väldigt viktigt för den interna uppföljningen att ha koll på hur lång tid varje uppdrag tar! Vi håller på att gå över till att tidrapportera direkt i Visma Advisor, men vi har under en lång tid tidrapporterat i TimeKeeper som sedan synkat direkt till Fortnox fakturering.

Ett annat bra (och gratis) alternativ är Toggl. Det använde jag i början när jag var ensam i byrån, men jag bytte för att jag ville ha direktkoppling från tidrapporteringen till faktureringen.

Vilka är dina favoritprogram som du inte kan leva utan?

 


Vi skulle gärna vilja veta lite mer om dig! Vad drömmer du om och hur skulle vi kunna hjälpa dig? Svara på vår enkät här eller boka in en kort intervju på 20 minuter med mig!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 29/3, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!

Lämna en kommentar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *