fbpx

Månad: april 2019

Får jag kasta kvittot om jag digitaliserat det?

Ibland hör eller ser jag frågan: “Jag har fotat kvittot och laddat upp det digitalt till min redovisningskonsult eller direkt i bokföringsprogrammet. Får jag kasta det nu?”

Får jag kasta kvittot om jag digitaliserat det? - Digital Entreprenör

Nej, du får inte kasta kvittot

Bokföringslagen säger att du ska arkivera dina underlag till bokföringen i sju år i det skick du har fått dem. Det betyder att om du har fått ett kvitto eller en faktura per mejl sparar du den i mejlen, har du fått den på papper ska du spara den på papper.

I alla fall inte direkt…

Men i bokföringslagen finns en paragraf som handlar om överföring av räkenskapsinformation. Enligt den paragrafen kan du skanna in en pappersfaktura eller ett papperskvitto och spara det digitalt – då behöver du inte spara underlaget på papper under hela den sjuåriga arkiverings tiden utan bara i tre räkenskapsår. (Du kan förstöra pappersversionen från och med det fjärde året.)

Man kan tycka att det är lite omodernt att behöva spara underlaget på papper, men än så länge ser det ut så. Det positiva är i alla fall att du bara behöver spara dina papper i tre år!

Digitalisering

Dessutom – om du anstränger dig lite så kan du med största sannolikhet faktiskt digitalisera de allra flesta av dina underlag. Du kan be dina leverantörer att skicka e-faktura eller att e-posta sina fakturor direkt in i ditt bokföringsprogram – och detta klarar de allra flesta idag. Det finns så klart några få aktörer som fortfarande insisterar på att skicka sina fakturor som brev, men då är mitt tips att aktivera fakturatolkning via postalt flöde i samarbete med ditt bokföringsprogram. Då slipper i alla fall du hantera fakturan på papper och får in den digitalt direkt till programmet! Smart, eller hur?

Tips kring arkivering av bokföringsunderlag

Hur du arkiverar dina underlag är upp till dig. Jag brukar tipsa om att spara underlag på papper i en arkivmapp med 12 fack (en dragspelsmapp) – när du har scannat in underlaget lägger du bara ner det i facket för aktuell månad. Så gör jag!

Får jag kasta kvittot om jag digitaliserat det? - Digital Entreprenör

Använder du Fortnox så kan du efter räkenskapsårets slut ladda hem alla dina kopplade underlag – och då märks de dessutom med verifikationsnummer i varje filnamn. Så ladda ner det efter att du är klar med bokslutet och spara dem i en mapp på datorn eller i molnet, så har du dessutom alla dina digitala underlag snyggt och ordentligt sparade i kronologisk ordning och uppmärkta med verifikationsnummer!

Apropå verifikationsnummer!

Företagets verifikationer ska innehålla ett verifikationsnummer i obruten följd. Om företaget tar emot verifikationer i olika form innebär ju det att vissa verifikationer sparas på papper och andra digitalt. Den obrutna följden framgår då när man tittar på verifikationerna som helhet, men skulle man bara titta på pappersverifikationerna så kommer det vara ”glapp” i verifikationsnummerordningen. Det är helt okej att det blir så, så länge man har koll på att det finns ett underlag till varje verifikation!

Ett tips är att upprätta en arkivplan! Där beskriver du vad som arkiverats och var det förvaras någonstans – särskilt viktigt blir detta när du arkiverar underlag i olika form.

Jag tänkte även ta tillfället i akt att önska dig Glad Påsk!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 19/4, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!


Vi hjälper dig att jobba smart och platsoberoende. Det gör vi genom att erbjuda digitala redovisningstjänster samt onlinekurser kring bokföring, entreprenörsskap och administration.  Dessutom är vi väl medvetna om att de flesta företagare tycker att vårt område  är väldigt grått och trist, så därför jobbar vi hårt på att göra det gråa lite mer färgstarkt.

Välkommen till vår glada gemenskap och till att skriva upp dig på vår e-postlista! Anmäl dig här!

Effektivisera din redovisning

Effektivisera din redovisning - Digital Entreprenör

Nu har jag pratat om vilka prylar och program jag och mitt team jobbar med för att sköta redovisningsbyrån Jomalo Redovisning. Idag tänkte jag prata om vilka program du kan använda för att effektivisera din redovisning.

Effektivisera din redovisning - Digital Entreprenör

Fakturera direkt i programmet

För det första tycker jag att du alltid ska fakturera direkt i ditt bokföringsprogram. Framför allt för att fakturan ändå ska in i bokföringen förr eller senare ändå, varför göra dubbeljobb? Du har garanterat bättre saker för dig i ditt företag – och anlitar du en redovisningsbyrå så är frågan om du verkligen vill betala dem för att göra dubbeljobb?! Sedan är faktiskt chansen betydligt större att fakturan blir korrekt om du tar hjälp av programmet. Jag ser så ofta felaktiga fakturor där viktiga uppgifter saknas eller där momsen är inte stämmer. Tråkigt nog!

Jag rekommenderar Fortnox alla dagar i veckan och där kostar faktureringsmodulen 99 kr/månad. Fundera på vad din tid kostar (eller redovisningsbyråns!) – troligtvis är det värt den pengen för att vara mer effektiv.

Vill du kan du även använda Fortnox fakturaservice för några kronor per faktura. Då sköter de även bevakning av betalning, bokföring av inbetalningen samt eventuell påminnelse- och inkassohantering. Mycket smidigt och så prisvärt!

Betala dina leverantörer direkt från bokföringsprogrammet

När det kommer till dina räkningar så är mitt tips att kontakta alla leverantörer och be dem skicka fakturan som e-faktura eller med e-post direkt in i ditt bokföringsprogram. Då kan du bokföra fakturan och samtidigt skicka in den för betalning med fil direkt till banken. Sen är du klar! Dels har du tagit emot fakturan digitalt direkt i programmet och behöver aldrig fundera på hur du ska arkivera den, och dels slipper du definitivt onödigt dubbeljobb!

Anlitar du en redovisningsbyrå kan ni sätta upp ett attestflöde där de hjälper dig med bokföring och betalning, så det enda du kommer behöva göra är att attestera fakturan för betalning.

Din bank kommer säkerligen ta en viss avgift för filhantering, men återigen – fundera på din tidsvinst och i förlängningen även hur mycket pengar du faktiskt sparar tack vare den!

Använd en digital brevlåda

Jag använder Kivra både privat och för mitt bolag samt ser till att mina kunder delar sin brevlåda med oss. Numera kan man koppla på en (kostnadsfri!) integration med Kivra direkt från Fortnox, vilket innebär att all din myndighetspost kommer direkt in i Fortnox! Så himla smart!

Använd en kvittoapp

Ofta är kvittohantering något av det mest tidskrävande och jobbiga i ett företags redovisning. Kvitton tappas bort och har det gått några dagar glömmer man lätt bort vad inköpet avsåg… Därför är mitt tips att använda en kvittoapp och se till att fota av varje kvitto som du får på papper direkt när du tar emot det. Sedan ska det ändå arkiveras i minst tre år, men då räcker det med om du slänger ner det i månadens flik i en dragspelsmapp tex.

Får du ett kvitto på mejl så vidarebefordrar du bara det direkt till appens särskilda mejladress.

Fortnox har en alldeles utmärkt app som heter Kvitto & Resa. (Det är samma app som Company Expense.) den kostar 69kr/månad.

Hur sköter du din redovisning?

boka intervju


Vi skulle gärna vilja veta lite mer om dig! Vad drömmer du om och hur skulle vi kunna hjälpa dig? Svara på vår enkät här eller boka in en kort intervju på 20 minuter med mig!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 12/4, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!


Vi hjälper dig att jobba smart och platsoberoende – genom att erbjuda digitala redovisningstjänster samt onlinekurser kring bokföring, entreprenörsskap och administration.  Dessutom är vi väl medvetna om att de flesta företagare tycker att vårt område  är väldigt grått och trist, så därför jobbar vi hårt på att göra det gråa lite mer färgstarkt.

Välkommen till vår glada gemenskap och till att skriva upp dig på vår e-postlista för att få all info om kommande lansering! Anmäl dig här!

Drömmer du också om att jobba på distans?

Drömmer du också om att jobba på distans? - Digital Entreprenör

För några dagar sedan såg jag ett inlägg i en Facebookgrupp, där en person bad om tips och råd kring hur hon skulle kunna jobba på distans. Jag tänkte att jag skulle dela med mig av det inlägget och mina tankar kring det.

Här är inlägget:

Att vara med i grupper tycker jag är bra men är sällan speciellt aktiv i dem. Men det här inlägget kände jag mig bara tvungen att svara på. Dels för att jag kände igen mig och dels för att jag ville berätta hur jag gjort.  Här ser du mitt svar:

”Jag hade också en väldigt stark önskan om att jobba platsoberoende – så jag startade ett eget företag där målet tidigt var att bygga upp ett ”remote team”. Idag är vi fem personer, vi är två i Stockholm, en i Vilhelmina, en som bor större delen av året i Colombia och en som har tillbringat vintern i Thailand. Jag tror att detta är framtiden och jag älskar verkligen friheten det ger mig (oss)! Så mitt tips till dig är att fundera på om din expertis kanske är något du kan driva i egen regi? Ta saken i egna händer. :)”

För detta tror jag så starkt på – kraften i att starta ett företag och bygga upp det så att du faktiskt får möjlighet att välja själv.

Hur tänker du gällande hennes inlägg? Vad hade du svarat henne om du hade sett det?

 

boka intervju


Vi skulle gärna vilja veta lite mer om dig! Vad drömmer du om och hur skulle vi kunna hjälpa dig? Svara på vår enkät här eller boka in en kort intervju på 20 minuter med mig!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 5/4, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!

Scroll to Top