Får jag kasta kvittot om jag digitaliserat det?

Ibland hör eller ser jag frågan: “Jag har fotat kvittot och laddat upp det digitalt till min redovisningskonsult eller direkt i bokföringsprogrammet. Får jag kasta det nu?”

Får jag kasta kvittot om jag digitaliserat det? - Digital Entreprenör

Nej, du får inte kasta kvittot

Bokföringslagen säger att du ska arkivera dina underlag till bokföringen i sju år i det skick du har fått dem. Det betyder att om du har fått ett kvitto eller en faktura per mejl sparar du den i mejlen, har du fått den på papper ska du spara den på papper.

I alla fall inte direkt…

Men i bokföringslagen finns en paragraf som handlar om överföring av räkenskapsinformation. Enligt den paragrafen kan du skanna in en pappersfaktura eller ett papperskvitto och spara det digitalt – då behöver du inte spara underlaget på papper under hela den sjuåriga arkiverings tiden utan bara i tre räkenskapsår. (Du kan förstöra pappersversionen från och med det fjärde året.)

Man kan tycka att det är lite omodernt att behöva spara underlaget på papper, men än så länge ser det ut så. Det positiva är i alla fall att du bara behöver spara dina papper i tre år!

Digitalisering

Dessutom – om du anstränger dig lite så kan du med största sannolikhet faktiskt digitalisera de allra flesta av dina underlag. Du kan be dina leverantörer att skicka e-faktura eller att e-posta sina fakturor direkt in i ditt bokföringsprogram – och detta klarar de allra flesta idag. Det finns så klart några få aktörer som fortfarande insisterar på att skicka sina fakturor som brev, men då är mitt tips att aktivera fakturatolkning via postalt flöde i samarbete med ditt bokföringsprogram. Då slipper i alla fall du hantera fakturan på papper och får in den digitalt direkt till programmet! Smart, eller hur?

Tips kring arkivering av bokföringsunderlag

Hur du arkiverar dina underlag är upp till dig. Jag brukar tipsa om att spara underlag på papper i en arkivmapp med 12 fack (en dragspelsmapp) – när du har scannat in underlaget lägger du bara ner det i facket för aktuell månad. Så gör jag!

Får jag kasta kvittot om jag digitaliserat det? - Digital Entreprenör

Använder du Fortnox så kan du efter räkenskapsårets slut ladda hem alla dina kopplade underlag – och då märks de dessutom med verifikationsnummer i varje filnamn. Så ladda ner det efter att du är klar med bokslutet och spara dem i en mapp på datorn eller i molnet, så har du dessutom alla dina digitala underlag snyggt och ordentligt sparade i kronologisk ordning och uppmärkta med verifikationsnummer!

Apropå verifikationsnummer!

Företagets verifikationer ska innehålla ett verifikationsnummer i obruten följd. Om företaget tar emot verifikationer i olika form innebär ju det att vissa verifikationer sparas på papper och andra digitalt. Den obrutna följden framgår då när man tittar på verifikationerna som helhet, men skulle man bara titta på pappersverifikationerna så kommer det vara ”glapp” i verifikationsnummerordningen. Det är helt okej att det blir så, så länge man har koll på att det finns ett underlag till varje verifikation!

Ett tips är att upprätta en arkivplan! Där beskriver du vad som arkiverats och var det förvaras någonstans – särskilt viktigt blir detta när du arkiverar underlag i olika form.

Jag tänkte även ta tillfället i akt att önska dig Glad Påsk!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 19/4, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!


Vi hjälper dig att jobba smart och platsoberoende. Det gör vi genom att erbjuda digitala redovisningstjänster samt onlinekurser kring bokföring, entreprenörsskap och administration.  Dessutom är vi väl medvetna om att de flesta företagare tycker att vårt område  är väldigt grått och trist, så därför jobbar vi hårt på att göra det gråa lite mer färgstarkt.

Välkommen till vår glada gemenskap och till att skriva upp dig på vår e-postlista! Anmäl dig här!

Lämna en kommentar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *