fbpx

Digitalisera

Dags att digitalisera kvittohanteringen på ditt företag?

I dagens blogginlägg tänkte jag ta upp det ack så tråkiga men viktiga ämnet kvittohantering. Framför allt – vad du kan vinna på att digitalisera kvittohanteringen på ditt företag!

Nu i veckan träffade jag några av mina nya medlemmar för vår första Get it done day i vårt nya medlemsprogram. (Så himla roligt!) En av deltagarna hade planerat att ta itu med det hon fasade för mest av allt – att bokföra kvitton…

Vi förstod strax alla varför det här var en sån grej som hon drog sig för att ta itu med – hennes traditionella kvittohantering var tidskrävande och sjukt tråkig..!

Traditionell kvittohantering

Denna hantering innebar att samla ihop alla kvitton från sina anställda för att sedan tejpa upp dem på papper, märka upp dem med projekt, föra över beloppen till ett exceldokument för att sammanställa informationen i dem och matcha med kreditkortsfakturan för att se att alla kvitton kommit in, bokföra allt manuellt, scanna in alla papper, sätta in dem i en pärm, föra över bilderna till Fortnox och sedan koppla bilden med verifikationen där.

Ni ser. Så. Himla. Tråkigt! Och som sagt, väldigt tidskrävande!

Eftersom hon redan använder Fortnox så var mitt förslag till henne att koppla på Fortnox app Kvitto & Resa för sina anställda. Och låta dessa anställda själva fota sina papperskvitton eller mejla in sina e-postkvitton samt att märka upp dem med rätt projekt i appen innan de skickar in.

Smartare (digital) kvittohantering

Med hjälp av koppling till banken kan hon också låta de anställda själva ansvara för att se till att alla underlag på deras kreditkortfakturor kommer in.

Med hjälp av appen tolkas kvittot så datum, totalbelopp och momsbelopp läses av automatiskt och användaren kan lägga till info om kvittot, som till exempel den obligatoriska infon om deltagare vid representation.

Det hennes admin skulle innebära isåfall var att kolla de utläggsrapporter som kommer in direkt i Fortnox, och därifrån skicka in dem till bokföringen med en knapptryckning. Bokfört och klart med all info redan inlagd av den anställde och med hjälp av appens inbyggda AI. Sen återstår att arkivera papperskvittona i tre räkenskapsår. Det är allt.

Ser så himla mycket fram emot att följa hennes resa med att digitalisera och effektivisera sin admin och bokföring här framöver!

Hur gör du med dina (och dina anställdas) kvitton? Kanske är det dags att digitalisera kvittohanteringen även på ditt företag?

Digitalisera dina leverantörsfakturor

Idag tänkte vi hjälpa dig att komma igång med att digitalisera dina leverantörsfakturor! Det vill säga – att du helt slipper fakturor på papper genom att börja ta emot dem:

  • som e-faktura
  • 
till en särskild e-postadress i bokföringsprogrammet
  • 
till en särskild postadress där fakturan scannas och skickas in digitalt till ditt bokföringsprogram

Varför ska jag digitalisera leverantörsfakturorna?

Kanske gillar du dina papper och pärmar, eller så skulle du vilja slippa pappershögarna? Oavsett vad du gillar och hur långt du kommit i processen så finns det en hel del fördelar med att digitalisera hanteringen av dina leverantörsfakturor.

Frihet att slippa papper!

  • Du slipper onödigt dubbelarbete då fakturan bokförs direkt.
  • Du slipper knappa in OCR- och bankgironummer manuellt.
  • Du kan skicka betalfiler till banken.
  • Du behöver inte arkivera dina leverantörsfakturor på papper.
  • Du kan leva platsoberoende då du inte behöver passa en brevlåda.

Som vi nämnde inledningsvis finns det tre sätt att ta emot fakturorna digitalt; som e-postfaktura, som e-faktura och till en särskild postadress kopplad till en scannings- och tolkningstjänst.

Här utgår vi ifrån hur du kommer igång om du använder Fortnox. Vill du ha utförligare hjälp med att komma igång samt en mall på ett mejl du kan skicka till dina leverantörer kan du ladda hem vår gratis guide längst ner i inlägget!

E-postE-postfaktura

För att börja ta emot fakturor via e-post, hämtar upp din särskilda e-postadress från ditt bokföringsprogram och anger den som fakturaadress till din leverantör. Fakturan kommer direkt in i bokföringsprogrammet och du kan välja om du vill knappa in informationen själv eller få den tolkad.

E-faktura

Vill du ta emot e-fakturor så ställer du in att du vill ha e-faktura i programmet och kan även göra en sammankopppling med varje leverantör. Då kommer fakturan direkt in i ditt bokföringsprogram, med all information förifylld.

Särskild postadress

Har du leverantörer som absolut inte vill skicka digitala fakturor, kan du koppla på fakturatolkning med postalt flöde. Då får en en särskild postadress som du anger istället för din vanliga adress. Leverantören får skicka sin faktura per post och du får den digitalt levererad och tolkad direkt in i programmet!

Själva använder vi oss av samtliga tre sätt för att ta emot leverantörsfakturor. I första hand anger vi alltid vår särskilda e-postadress som fakturaadress, i andra hand ber vi om e-faktura och i tredje hand ger vi ut vår särskilda postadress till de leverantörer som lever kvar på stenåldern…  😉

För att få fler tips och hjälp att komma igång – samt en mall på mejl att skicka till dina leverantörer, beställ vår guide nedan!

[thrive_leads id=’1799′]

 

Scroll to Top