fbpx

Programmen vi använder i vårt distansteam

Programmen vi använder i vårt distansteam - Digital Entreprenör

Förra veckan pratade jag om prylarna jag behöver för att kunna arbeta platsoberoende. Idag tänkte jag berätta mer om vilka program jag använder i min företagarvardag och tillsammans med mitt distansteam.

Appar för kommunikation

Team Jomalo är ett så kallat “remote team”, dvs vi befinner oss inte på samma plats när vi jobbar. Jag brukar även kalla oss för att vi är ett distansteam. Jag har hela tiden haft som mål att bygga upp mitt företag på det sättet och därför har det varit högsta prioritet för mig att hitta programvaror som gör att vi kan samarbeta smidigt via nätet.

Internt i teamet har vi en policy att vi inte mejlar varandra, utan all kommunikation internt i teamet sker via Slack. Ja, ni vet – inboxen fylls ju snabbt på varje dag och det är viktigt att vi har en effektiv kommunikation internt. I Slack har vi separata kanaler för varje kund, där vi planerar arbetet och diskuterar specifika bokföringsfrågor. Varje medarbetare har bara tillgång till de kunder som hen arbetar med. Dessutom har vi gemensamma kanaler, t.ex. Fikarummet eller Redovisningsfrågor där alla deltar.

I vissa fall kommunicerar vi även med kunder i Slack, då skapar vi en kanal dit vi bjuder in kunden. Uppskattat av fler och fler!

Både internt och med våra kunder har vi oftare möten online än fysiska möten. I de allra flesta fall använder vi Zoom till detta. Observera att i gratisvarianten kan du bara ha möten på max 40 minuter om ni är fler än två personer som deltar. Därför betalar vi en liten slant varje månad för att kunna ha längre möten.

G Suite Business

För all övrig kommunikation har vi i grunden G Suite Business. Vi använder Team Drives för att lagra underlag och dela information och underlag med kunderna. Fördelen med G Suite Business är bland annat möjligheten att arbeta med Team Drives (du kan styra över behörigheter på ett väldigt bra sätt!) samt att du kan välja var servrarna ska ligga där du lagrar din information – inom eller utanför EU.

Förresten så använder jag faktiskt inte Officepaketet utan enbart Googles tjänster som Dokument, Kalkylark och Presentationer. Supersmidigt – vi kan samarbeta i teamet och jag kommer åt mitt arbete från mobilen om jag vill.

För att lättare kunna samarbeta kring mejlen har vi dock valt att använda Help Scout, ett helpdesksystem (men inte så fyrkantigt som de flesta helpdesksystem är). Mejl från kunder har vi lagt automatisk vidarebefordran från våra mejlkonton, så kommer de direkt in i Help Scout. Detta har minskat min arbetsbörda, då det är till mig de flesta kunder mejlar men de kan i de flesta fall lika gärna få svar från den person i teamet som arbetar med deras bokföring.

Programmen vi använder i vårt distansteam - Digital Entreprenör

Windows på Mac

Jag har ju som sagt en Macbook Pro. Dock behöver jag kunna köra Windows på min dator, då flera av de redovisningsprogram jag behöver endast fungerar i Windowsmiljö. (Gah!) För att kunna göra det använder jag Parallells som gör det möjligt att installera Windows på en Mac.

Om någon är nyfiken på vilket boksluts- och skatteprogram vi använder så är svaret att vi har använt både Capego och Visma de senaste åren, men i år valde vi BL:s Bokslut & Skatt proffs. Framför allt för att de erbjuder digital inlämning av årsredovisningen (inte många som gör ännu!) samt för att de även erbjuder en egen molnlösning så att jag och mitt team kan samarbeta i molnet utan att ha en egen fjärrserver.

Projektplanering

När det kommer till projektplanering så har jag ägnat väldigt mycket tid åt att försöka uppfinna hjulet själv – att bygga upp ett byråstöd för oss i Asana och sedan i ClickUp. Båda systemen är helt fantastiska, men till slut insåg jag att jag behövde välja ett renodlat program som är anpassat för redovisningsbranschen. Därför använder vi nu Visma Advisor internt som byråstöd och verktyg för uppdragsplanering.

Något vi också behöver göra är att tidrapportera. Detta gör vi både med de kunder som vi debiterar per timme och de som har fasta månadspriser. Helt enkelt för att det är väldigt viktigt för den interna uppföljningen att ha koll på hur lång tid varje uppdrag tar! Vi håller på att gå över till att tidrapportera direkt i Visma Advisor, men vi har under en lång tid tidrapporterat i TimeKeeper som sedan synkat direkt till Fortnox fakturering.

Ett annat bra (och gratis) alternativ är Toggl. Det använde jag i början när jag var ensam i byrån, men jag bytte för att jag ville ha direktkoppling från tidrapporteringen till faktureringen.

Vilka är dina favoritprogram som du inte kan leva utan?

 


Vi skulle gärna vilja veta lite mer om dig! Vad drömmer du om och hur skulle vi kunna hjälpa dig? Svara på vår enkät här eller boka in en kort intervju på 20 minuter med mig!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 29/3, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!

Prylarna du behöver för att jobba platsoberoende

Jag har tidigare talat om varför jag har valt att bygga mitt företag så att jag kan jobba platsoberoende. Hur gör jag det då? I det här inlägget tänkte jag gå igenom den tekniska utrustning jag behöver för att kunna jobba på distans.

Det jag behöver för att kunna jobba platsoberoende är min laptop, min portabla externa skärm, min mobil, mina bankdosor, mina hörlurar och mitt headset. Sen behöver jag en bra ryggsäck för att frakta runt alla dessa grejer utan att knäcka ryggen…

Dator och extra skärm

Min laptop är en 13” Macbook Pro som har några år på nacken. Den funkar utmärkt men för att kunna arbeta effektivt med digital bokföring krävs faktiskt två skärmar. (Förr satt man ju och bläddrade i papper vid sidan av datorn – men nu när jag inte gör det behöver jag se underlagen jag arbetar med samtidigt som jag bokför på ena skärmen.) På mitt kontor har jag en stationär skärm som jag pluggar in datorn i varje gång jag kommer till kontoret. Men när jag är på språng så använder jag ofta en bärbar extern skärm, som drivs med usb-sladd av datorn.

Prylarna du behöver för att jobba platsoberoende - Digital Entreprenör

Mobilen

Med mobilen kan jag göra det mesta. Jag kommer åt alla filer och jag använder den för att koppla upp datorn till internet när jag inte sitter någonstans med wifi. Har också en mobil router, men använder det ganska sällan då mobilen ju funkar för samma ändamål.

Bankdosor och annat smått & gott

Då jag är ombud för mina kunder på banken, behöver jag kunna logga in på alla deras olika banker. Alltså har jag alltid en liten necessär med mina olika bankdosor packad i väskan. Överlag så gillar jag att sortera mina småprylar i mindre väskor och necessärer… (Sortera och strukturera är ju grymt roligt!)

Hörlurar

Hörlurar är en väsentlighet i mitt arbetsliv! Jag har ett par brusreducerande Sennheiserlurar, som jag älskar. De är toppen när jag exempelvis sitter på ett stökigt café och behöver fokusera. De är dock mindre bra att använda för videomöten, då är ett vanligt enkelt mobilheadset det bästa. Eller förstås, min Yeti – men den är då verkligen inte bärbar!

Ryggsäck

Ryggsäcken då. Då har jag två stycken som jag växlar mellan. För de dagar när jag inte har med mig min externa skärm, tar jag min Don Donna Josefine som är sjukt snygg och samtidigt väldigt praktisk. Har jag externa skärmen med mig, tar jag min Clas Ohlson-rygga. Mindre snygg men mer funktion.

I kommande inlägg tänkte jag prata mer om vilka programvaror jag arbetar med.


Vi skulle gärna vilja veta lite mer om dig! Vad drömmer du om och hur skulle vi kunna hjälpa dig? Svara på vår enkät här eller boka in en kort intervju på 20 minuter med mig!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 22/3, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!

Var har du ditt kontor?

Fördelen med att jobba digitalt är att du kan jobba och ha ditt kontor precis var du vill. Hemifrån, på ett bibliotek eller café, på resande fot, på ett coworking space, på stranden…

Själv hade jag mitt kontor hemma på heltid i lite mer än 1,5 år. Det funkade bra men var inte helt optimalt ur arbetsro-synpunkt. (Mina barn lekte i samma rum, så tänk lego överallt!) När jag kände för omväxling tog jag med mig datorn och min portabla externa skärm och satte mig på ett bibliotek eller café.

Efter hand började jag känna ett större behov av att komma hemifrån – att “gå till jobbet”. Och framför allt att “gå IFRÅN jobbet”… Ni vet, det där med att sätta gränser för sin arbetstid är inte alltid helt lätt när man som entreprenör brinner för sitt företag.

På många större orter finns det massor av spännande alternativ till hemmakontoret för oss entreprenörer. Jag började titta på coworking spaces och kontorshotell och fastnade för det kontorshotell jag nu hyr in mig på. Det ligger 10 minuter hemifrån, i ett vackert gammalt hus med utsikt över Gustavsbergs hamn.

På kontoret kan jag stänga dörren om mig när jag vill jobba ostört men samtidigt har jag “kollegor” som jag träffar i våra gemensamma utrymmen och på AW:s till exempel.

Vad får man då dra av egentligen?

Jag får ofta frågor om just kontor och kostnader för lokalhyra, särskilt kring vad som gäller när man har ett hemmakontor. Svaret är att det beror på, reglerna skiljer sig lite om man har enskild näringsverksamhet eller aktiebolag.

Kontor hemma – enskild firma

För det första så behöver du ta ställning till om ditt kontor eller arbetslokal är särskilt inrättad för ditt företag samt om du har en annan lokal där du också kan utföra samma arbetsuppgifter eller ej.

Är ditt hemmakontor särskilt inrättat för din verksamhet kan du göra avdrag för en skälig del av driftskostnader som hyra, el, värme och vatten. Är den inte särskilt inrättad men du jobbar minst 800 timmar hemifrån per år kan du ändå få göra ett avdrag i deklarationen, detta gör du i de skattemässiga justeringarna i ruta R16.

Bor du i hyres- eller bostadsrätt kan du göra avdrag med 4 000 kr och bor du i egen fastighet får du göra avdrag med 2 000 kr per år.

Har du en annan lokal där du också kan utföra samma arbete kan du inte räkna tiden du arbetar hemma.

Kontor hemma – aktiebolag

Har du aktiebolag kan du inte göra samma avdrag i deklarationen som de med enskild firma, men om du har ett särskilt arbetsrum i din bostad kan du upprätta ett hyresavtal med ditt aktiebolag och betala ut marknadsmässig hyra från bolaget till dig själv. Det är viktigt att upprätta ett riktigt kontrakt – som om du skulle hyra ut till någon utomstående – och att hyran faktiskt är marknadsmässig. Så se till att göra ordentlig research innan du bestämmer vilket belopp du ska ta ut, tar du ut överhyra ska denna nämligen beskattas som lön.

Lokalhyran är en avdragsgill kostnad i bolaget och du som ägare beskattas i inkomstslaget kapital för hyresinkomsten – kom ihåg att ta med denna inkomst när du lämnar kontrolluppgifter!

Du får göra ett skäligt avdrag i din privata inkomstdeklaration för de faktiska merkostnader som uppstår på grund av uthyrningen, men tänk på att du inte får ta upp några kostnader i bolagets bokföring som har med ditt hemmakontor att göra, till exempel möbler, reparationer eller bredbandsinstallationer.

Berätta gärna hur du jobbar!


Vi skulle gärna vilja veta lite mer om dig! Vad drömmer du om och hur skulle vi kunna hjälpa dig? Svara på vår enkät här eller boka in en kort intervju på 20 minuter med mig!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 15/3, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!

Vilken är din drivkraft?

Häromdagen satt jag och min svägerska och pratade om att åka till fjällen tillsammans på sportlovet. Under det samtalet slog det mig att jag tydligen har varit entreprenör så länge nu att jag helt glömt bort hur det är att leva ett “vanligt” liv… Dessutom insåg jag vilken min absolut största drivkraft är. För när hon frågade “Är ni lediga den veckan?” förstod jag ärligt talat inte frågan.

“Jaa… Barnen har ju sportlov?” svarade jag.

Både jag och min man är företagare. Min man behöver visserligen vara på plats för att kunna arbeta, men han väljer själv när och var han arbetar. Så ja, han är ledig den veckan eftersom han inte har bokat upp sig då. Själv är jag “ledig” eftersom jag har byggt upp mitt företag så att jag kan arbeta platsoberoende.

Så länge jag tar med mig min laptop och min mobil samt planerar mitt arbete så kan jag definitivt åka skidor på dagarna i en vecka om jag vill.

Frihet

Ofta tänker jag på hur lyckligt lottad jag är som har den frihet jag har i mitt liv idag. Det betyder allt för mig att kunna bestämma över min egen tid. Att slippa be om lov för att kunna jobba hemma i soffan en dag, besiktiga bilen någon udda tid eller ta en promenad mitt på dagen eller gå på yoga innan lunch eller ta en lugn frukost med min morgontrötta dotter (sådan mor sådan dotter) eller …ja, du kanske fattar.

Jag var aldrig någon bra anställd, det var liksom aldrig min grej det där med att ställa mig med mössan i hand och fråga snällt om jag kunde få vara ledig. Därför har jag haft en ganska spretig karriär fram tills idag då jag faktiskt lever min dröm. Som är att vara entreprenör.

Det är också därför jag har valt att bygga upp mitt företag som det ser ut idag. Jag driver min redovisningsbyrå Jomalo Redovisning med fyra helt fantastiska medarbetare, som alla jobbar på distans. Ingen av oss har några fasta arbetstider, men vi har hela tiden deadlines att förhålla oss till och därför arbetar vi alla för att bli klara i tid. Men när eller var mina medarbetare arbetar lägger jag mig inte i.

Just nu är vi tre som befinner oss i Sverige; jag och Martina i Stockholm och Olivia i Vilhelmina. Olof är i Colombia och Monica i Thailand. Vill vi ses allihop via videomöte så har vi kommit fram till att 14.00 svensk tid är en tid som funkar för oss alla. 🙂

Digital Entreprenör

Digital Entreprenör är en systersajt till Jomalo Redovisning. Här kommer vi att bygga upp en blogg och en tjänst för dig som är småföretagare och som också längtar efter att bli mer digital och platsoberoende i ditt företagande. Vi kommer att dela med oss hur vi har gjort för att kunna arbeta platsoberoende, vilka verktyg och tjänster vi använder, och framför allt hur vi jobbar helt digitalt med redovisning.

Nu skulle vi gärna vilja veta lite mer om dig! Vad drömmer du om och hur skulle vi kunna hjälpa dig? Svara på vår enkät här!

Scroll to Top