fbpx

Får jag kasta kvittot om jag digitaliserat det?

Ibland hör eller ser jag frågan: “Jag har fotat kvittot och laddat upp det digitalt till min redovisningskonsult eller direkt i bokföringsprogrammet. Får jag kasta det nu?”

Får jag kasta kvittot om jag digitaliserat det? - Digital Entreprenör

Nej, du får inte kasta kvittot

Bokföringslagen säger att du ska arkivera dina underlag till bokföringen i sju år i det skick du har fått dem. Det betyder att om du har fått ett kvitto eller en faktura per mejl sparar du den i mejlen, har du fått den på papper ska du spara den på papper.

I alla fall inte direkt…

Men i bokföringslagen finns en paragraf som handlar om överföring av räkenskapsinformation. Enligt den paragrafen kan du skanna in en pappersfaktura eller ett papperskvitto och spara det digitalt – då behöver du inte spara underlaget på papper under hela den sjuåriga arkiverings tiden utan bara i tre räkenskapsår. (Du kan förstöra pappersversionen från och med det fjärde året.)

Man kan tycka att det är lite omodernt att behöva spara underlaget på papper, men än så länge ser det ut så. Det positiva är i alla fall att du bara behöver spara dina papper i tre år!

Digitalisering

Dessutom – om du anstränger dig lite så kan du med största sannolikhet faktiskt digitalisera de allra flesta av dina underlag. Du kan be dina leverantörer att skicka e-faktura eller att e-posta sina fakturor direkt in i ditt bokföringsprogram – och detta klarar de allra flesta idag. Det finns så klart några få aktörer som fortfarande insisterar på att skicka sina fakturor som brev, men då är mitt tips att aktivera fakturatolkning via postalt flöde i samarbete med ditt bokföringsprogram. Då slipper i alla fall du hantera fakturan på papper och får in den digitalt direkt till programmet! Smart, eller hur?

Tips kring arkivering av bokföringsunderlag

Hur du arkiverar dina underlag är upp till dig. Jag brukar tipsa om att spara underlag på papper i en arkivmapp med 12 fack (en dragspelsmapp) – när du har scannat in underlaget lägger du bara ner det i facket för aktuell månad. Så gör jag!

Får jag kasta kvittot om jag digitaliserat det? - Digital Entreprenör

Använder du Fortnox så kan du efter räkenskapsårets slut ladda hem alla dina kopplade underlag – och då märks de dessutom med verifikationsnummer i varje filnamn. Så ladda ner det efter att du är klar med bokslutet och spara dem i en mapp på datorn eller i molnet, så har du dessutom alla dina digitala underlag snyggt och ordentligt sparade i kronologisk ordning och uppmärkta med verifikationsnummer!

Apropå verifikationsnummer!

Företagets verifikationer ska innehålla ett verifikationsnummer i obruten följd. Om företaget tar emot verifikationer i olika form innebär ju det att vissa verifikationer sparas på papper och andra digitalt. Den obrutna följden framgår då när man tittar på verifikationerna som helhet, men skulle man bara titta på pappersverifikationerna så kommer det vara ”glapp” i verifikationsnummerordningen. Det är helt okej att det blir så, så länge man har koll på att det finns ett underlag till varje verifikation!

Ett tips är att upprätta en arkivplan! Där beskriver du vad som arkiverats och var det förvaras någonstans – särskilt viktigt blir detta när du arkiverar underlag i olika form.

Jag tänkte även ta tillfället i akt att önska dig Glad Påsk!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 19/4, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!


Vi hjälper dig att jobba smart och platsoberoende. Det gör vi genom att erbjuda digitala redovisningstjänster samt onlinekurser kring bokföring, entreprenörsskap och administration.  Dessutom är vi väl medvetna om att de flesta företagare tycker att vårt område  är väldigt grått och trist, så därför jobbar vi hårt på att göra det gråa lite mer färgstarkt.

Välkommen till vår glada gemenskap och till att skriva upp dig på vår e-postlista! Anmäl dig här!

Effektivisera din redovisning

Effektivisera din redovisning - Digital Entreprenör

Nu har jag pratat om vilka prylar och program jag och mitt team jobbar med för att sköta redovisningsbyrån Jomalo Redovisning. Idag tänkte jag prata om vilka program du kan använda för att effektivisera din redovisning.

Effektivisera din redovisning - Digital Entreprenör

Fakturera direkt i programmet

För det första tycker jag att du alltid ska fakturera direkt i ditt bokföringsprogram. Framför allt för att fakturan ändå ska in i bokföringen förr eller senare ändå, varför göra dubbeljobb? Du har garanterat bättre saker för dig i ditt företag – och anlitar du en redovisningsbyrå så är frågan om du verkligen vill betala dem för att göra dubbeljobb?! Sedan är faktiskt chansen betydligt större att fakturan blir korrekt om du tar hjälp av programmet. Jag ser så ofta felaktiga fakturor där viktiga uppgifter saknas eller där momsen är inte stämmer. Tråkigt nog!

Jag rekommenderar Fortnox alla dagar i veckan och där kostar faktureringsmodulen 99 kr/månad. Fundera på vad din tid kostar (eller redovisningsbyråns!) – troligtvis är det värt den pengen för att vara mer effektiv.

Vill du kan du även använda Fortnox fakturaservice för några kronor per faktura. Då sköter de även bevakning av betalning, bokföring av inbetalningen samt eventuell påminnelse- och inkassohantering. Mycket smidigt och så prisvärt!

Betala dina leverantörer direkt från bokföringsprogrammet

När det kommer till dina räkningar så är mitt tips att kontakta alla leverantörer och be dem skicka fakturan som e-faktura eller med e-post direkt in i ditt bokföringsprogram. Då kan du bokföra fakturan och samtidigt skicka in den för betalning med fil direkt till banken. Sen är du klar! Dels har du tagit emot fakturan digitalt direkt i programmet och behöver aldrig fundera på hur du ska arkivera den, och dels slipper du definitivt onödigt dubbeljobb!

Anlitar du en redovisningsbyrå kan ni sätta upp ett attestflöde där de hjälper dig med bokföring och betalning, så det enda du kommer behöva göra är att attestera fakturan för betalning.

Din bank kommer säkerligen ta en viss avgift för filhantering, men återigen – fundera på din tidsvinst och i förlängningen även hur mycket pengar du faktiskt sparar tack vare den!

Använd en digital brevlåda

Jag använder Kivra både privat och för mitt bolag samt ser till att mina kunder delar sin brevlåda med oss. Numera kan man koppla på en (kostnadsfri!) integration med Kivra direkt från Fortnox, vilket innebär att all din myndighetspost kommer direkt in i Fortnox! Så himla smart!

Använd en kvittoapp

Ofta är kvittohantering något av det mest tidskrävande och jobbiga i ett företags redovisning. Kvitton tappas bort och har det gått några dagar glömmer man lätt bort vad inköpet avsåg… Därför är mitt tips att använda en kvittoapp och se till att fota av varje kvitto som du får på papper direkt när du tar emot det. Sedan ska det ändå arkiveras i minst tre år, men då räcker det med om du slänger ner det i månadens flik i en dragspelsmapp tex.

Får du ett kvitto på mejl så vidarebefordrar du bara det direkt till appens särskilda mejladress.

Fortnox har en alldeles utmärkt app som heter Kvitto & Resa. (Det är samma app som Company Expense.) den kostar 69kr/månad.

Hur sköter du din redovisning?

boka intervju


Vi skulle gärna vilja veta lite mer om dig! Vad drömmer du om och hur skulle vi kunna hjälpa dig? Svara på vår enkät här eller boka in en kort intervju på 20 minuter med mig!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 12/4, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!


Vi hjälper dig att jobba smart och platsoberoende – genom att erbjuda digitala redovisningstjänster samt onlinekurser kring bokföring, entreprenörsskap och administration.  Dessutom är vi väl medvetna om att de flesta företagare tycker att vårt område  är väldigt grått och trist, så därför jobbar vi hårt på att göra det gråa lite mer färgstarkt.

Välkommen till vår glada gemenskap och till att skriva upp dig på vår e-postlista för att få all info om kommande lansering! Anmäl dig här!

Drömmer du också om att jobba på distans?

Drömmer du också om att jobba på distans? - Digital Entreprenör

För några dagar sedan såg jag ett inlägg i en Facebookgrupp, där en person bad om tips och råd kring hur hon skulle kunna jobba på distans. Jag tänkte att jag skulle dela med mig av det inlägget och mina tankar kring det.

Här är inlägget:

Att vara med i grupper tycker jag är bra men är sällan speciellt aktiv i dem. Men det här inlägget kände jag mig bara tvungen att svara på. Dels för att jag kände igen mig och dels för att jag ville berätta hur jag gjort.  Här ser du mitt svar:

”Jag hade också en väldigt stark önskan om att jobba platsoberoende – så jag startade ett eget företag där målet tidigt var att bygga upp ett ”remote team”. Idag är vi fem personer, vi är två i Stockholm, en i Vilhelmina, en som bor större delen av året i Colombia och en som har tillbringat vintern i Thailand. Jag tror att detta är framtiden och jag älskar verkligen friheten det ger mig (oss)! Så mitt tips till dig är att fundera på om din expertis kanske är något du kan driva i egen regi? Ta saken i egna händer. :)”

För detta tror jag så starkt på – kraften i att starta ett företag och bygga upp det så att du faktiskt får möjlighet att välja själv.

Hur tänker du gällande hennes inlägg? Vad hade du svarat henne om du hade sett det?

 

boka intervju


Vi skulle gärna vilja veta lite mer om dig! Vad drömmer du om och hur skulle vi kunna hjälpa dig? Svara på vår enkät här eller boka in en kort intervju på 20 minuter med mig!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 5/4, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!

Programmen vi använder i vårt distansteam

Programmen vi använder i vårt distansteam - Digital Entreprenör

Förra veckan pratade jag om prylarna jag behöver för att kunna arbeta platsoberoende. Idag tänkte jag berätta mer om vilka program jag använder i min företagarvardag och tillsammans med mitt distansteam.

Appar för kommunikation

Team Jomalo är ett så kallat “remote team”, dvs vi befinner oss inte på samma plats när vi jobbar. Jag brukar även kalla oss för att vi är ett distansteam. Jag har hela tiden haft som mål att bygga upp mitt företag på det sättet och därför har det varit högsta prioritet för mig att hitta programvaror som gör att vi kan samarbeta smidigt via nätet.

Internt i teamet har vi en policy att vi inte mejlar varandra, utan all kommunikation internt i teamet sker via Slack. Ja, ni vet – inboxen fylls ju snabbt på varje dag och det är viktigt att vi har en effektiv kommunikation internt. I Slack har vi separata kanaler för varje kund, där vi planerar arbetet och diskuterar specifika bokföringsfrågor. Varje medarbetare har bara tillgång till de kunder som hen arbetar med. Dessutom har vi gemensamma kanaler, t.ex. Fikarummet eller Redovisningsfrågor där alla deltar.

I vissa fall kommunicerar vi även med kunder i Slack, då skapar vi en kanal dit vi bjuder in kunden. Uppskattat av fler och fler!

Både internt och med våra kunder har vi oftare möten online än fysiska möten. I de allra flesta fall använder vi Zoom till detta. Observera att i gratisvarianten kan du bara ha möten på max 40 minuter om ni är fler än två personer som deltar. Därför betalar vi en liten slant varje månad för att kunna ha längre möten.

G Suite Business

För all övrig kommunikation har vi i grunden G Suite Business. Vi använder Team Drives för att lagra underlag och dela information och underlag med kunderna. Fördelen med G Suite Business är bland annat möjligheten att arbeta med Team Drives (du kan styra över behörigheter på ett väldigt bra sätt!) samt att du kan välja var servrarna ska ligga där du lagrar din information – inom eller utanför EU.

Förresten så använder jag faktiskt inte Officepaketet utan enbart Googles tjänster som Dokument, Kalkylark och Presentationer. Supersmidigt – vi kan samarbeta i teamet och jag kommer åt mitt arbete från mobilen om jag vill.

För att lättare kunna samarbeta kring mejlen har vi dock valt att använda Help Scout, ett helpdesksystem (men inte så fyrkantigt som de flesta helpdesksystem är). Mejl från kunder har vi lagt automatisk vidarebefordran från våra mejlkonton, så kommer de direkt in i Help Scout. Detta har minskat min arbetsbörda, då det är till mig de flesta kunder mejlar men de kan i de flesta fall lika gärna få svar från den person i teamet som arbetar med deras bokföring.

Programmen vi använder i vårt distansteam - Digital Entreprenör

Windows på Mac

Jag har ju som sagt en Macbook Pro. Dock behöver jag kunna köra Windows på min dator, då flera av de redovisningsprogram jag behöver endast fungerar i Windowsmiljö. (Gah!) För att kunna göra det använder jag Parallells som gör det möjligt att installera Windows på en Mac.

Om någon är nyfiken på vilket boksluts- och skatteprogram vi använder så är svaret att vi har använt både Capego och Visma de senaste åren, men i år valde vi BL:s Bokslut & Skatt proffs. Framför allt för att de erbjuder digital inlämning av årsredovisningen (inte många som gör ännu!) samt för att de även erbjuder en egen molnlösning så att jag och mitt team kan samarbeta i molnet utan att ha en egen fjärrserver.

Projektplanering

När det kommer till projektplanering så har jag ägnat väldigt mycket tid åt att försöka uppfinna hjulet själv – att bygga upp ett byråstöd för oss i Asana och sedan i ClickUp. Båda systemen är helt fantastiska, men till slut insåg jag att jag behövde välja ett renodlat program som är anpassat för redovisningsbranschen. Därför använder vi nu Visma Advisor internt som byråstöd och verktyg för uppdragsplanering.

Något vi också behöver göra är att tidrapportera. Detta gör vi både med de kunder som vi debiterar per timme och de som har fasta månadspriser. Helt enkelt för att det är väldigt viktigt för den interna uppföljningen att ha koll på hur lång tid varje uppdrag tar! Vi håller på att gå över till att tidrapportera direkt i Visma Advisor, men vi har under en lång tid tidrapporterat i TimeKeeper som sedan synkat direkt till Fortnox fakturering.

Ett annat bra (och gratis) alternativ är Toggl. Det använde jag i början när jag var ensam i byrån, men jag bytte för att jag ville ha direktkoppling från tidrapporteringen till faktureringen.

Vilka är dina favoritprogram som du inte kan leva utan?

 


Vi skulle gärna vilja veta lite mer om dig! Vad drömmer du om och hur skulle vi kunna hjälpa dig? Svara på vår enkät här eller boka in en kort intervju på 20 minuter med mig!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 29/3, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!

Prylarna du behöver för att jobba platsoberoende

Jag har tidigare talat om varför jag har valt att bygga mitt företag så att jag kan jobba platsoberoende. Hur gör jag det då? I det här inlägget tänkte jag gå igenom den tekniska utrustning jag behöver för att kunna jobba på distans.

Det jag behöver för att kunna jobba platsoberoende är min laptop, min portabla externa skärm, min mobil, mina bankdosor, mina hörlurar och mitt headset. Sen behöver jag en bra ryggsäck för att frakta runt alla dessa grejer utan att knäcka ryggen…

Dator och extra skärm

Min laptop är en 13” Macbook Pro som har några år på nacken. Den funkar utmärkt men för att kunna arbeta effektivt med digital bokföring krävs faktiskt två skärmar. (Förr satt man ju och bläddrade i papper vid sidan av datorn – men nu när jag inte gör det behöver jag se underlagen jag arbetar med samtidigt som jag bokför på ena skärmen.) På mitt kontor har jag en stationär skärm som jag pluggar in datorn i varje gång jag kommer till kontoret. Men när jag är på språng så använder jag ofta en bärbar extern skärm, som drivs med usb-sladd av datorn.

Prylarna du behöver för att jobba platsoberoende - Digital Entreprenör

Mobilen

Med mobilen kan jag göra det mesta. Jag kommer åt alla filer och jag använder den för att koppla upp datorn till internet när jag inte sitter någonstans med wifi. Har också en mobil router, men använder det ganska sällan då mobilen ju funkar för samma ändamål.

Bankdosor och annat smått & gott

Då jag är ombud för mina kunder på banken, behöver jag kunna logga in på alla deras olika banker. Alltså har jag alltid en liten necessär med mina olika bankdosor packad i väskan. Överlag så gillar jag att sortera mina småprylar i mindre väskor och necessärer… (Sortera och strukturera är ju grymt roligt!)

Hörlurar

Hörlurar är en väsentlighet i mitt arbetsliv! Jag har ett par brusreducerande Sennheiserlurar, som jag älskar. De är toppen när jag exempelvis sitter på ett stökigt café och behöver fokusera. De är dock mindre bra att använda för videomöten, då är ett vanligt enkelt mobilheadset det bästa. Eller förstås, min Yeti – men den är då verkligen inte bärbar!

Ryggsäck

Ryggsäcken då. Då har jag två stycken som jag växlar mellan. För de dagar när jag inte har med mig min externa skärm, tar jag min Don Donna Josefine som är sjukt snygg och samtidigt väldigt praktisk. Har jag externa skärmen med mig, tar jag min Clas Ohlson-rygga. Mindre snygg men mer funktion.

I kommande inlägg tänkte jag prata mer om vilka programvaror jag arbetar med.


Vi skulle gärna vilja veta lite mer om dig! Vad drömmer du om och hur skulle vi kunna hjälpa dig? Svara på vår enkät här eller boka in en kort intervju på 20 minuter med mig!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 22/3, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!

Var har du ditt kontor?

Fördelen med att jobba digitalt är att du kan jobba och ha ditt kontor precis var du vill. Hemifrån, på ett bibliotek eller café, på resande fot, på ett coworking space, på stranden…

Själv hade jag mitt kontor hemma på heltid i lite mer än 1,5 år. Det funkade bra men var inte helt optimalt ur arbetsro-synpunkt. (Mina barn lekte i samma rum, så tänk lego överallt!) När jag kände för omväxling tog jag med mig datorn och min portabla externa skärm och satte mig på ett bibliotek eller café.

Efter hand började jag känna ett större behov av att komma hemifrån – att “gå till jobbet”. Och framför allt att “gå IFRÅN jobbet”… Ni vet, det där med att sätta gränser för sin arbetstid är inte alltid helt lätt när man som entreprenör brinner för sitt företag.

På många större orter finns det massor av spännande alternativ till hemmakontoret för oss entreprenörer. Jag började titta på coworking spaces och kontorshotell och fastnade för det kontorshotell jag nu hyr in mig på. Det ligger 10 minuter hemifrån, i ett vackert gammalt hus med utsikt över Gustavsbergs hamn.

På kontoret kan jag stänga dörren om mig när jag vill jobba ostört men samtidigt har jag “kollegor” som jag träffar i våra gemensamma utrymmen och på AW:s till exempel.

Vad får man då dra av egentligen?

Jag får ofta frågor om just kontor och kostnader för lokalhyra, särskilt kring vad som gäller när man har ett hemmakontor. Svaret är att det beror på, reglerna skiljer sig lite om man har enskild näringsverksamhet eller aktiebolag.

Kontor hemma – enskild firma

För det första så behöver du ta ställning till om ditt kontor eller arbetslokal är särskilt inrättad för ditt företag samt om du har en annan lokal där du också kan utföra samma arbetsuppgifter eller ej.

Är ditt hemmakontor särskilt inrättat för din verksamhet kan du göra avdrag för en skälig del av driftskostnader som hyra, el, värme och vatten. Är den inte särskilt inrättad men du jobbar minst 800 timmar hemifrån per år kan du ändå få göra ett avdrag i deklarationen, detta gör du i de skattemässiga justeringarna i ruta R16.

Bor du i hyres- eller bostadsrätt kan du göra avdrag med 4 000 kr och bor du i egen fastighet får du göra avdrag med 2 000 kr per år.

Har du en annan lokal där du också kan utföra samma arbete kan du inte räkna tiden du arbetar hemma.

Kontor hemma – aktiebolag

Har du aktiebolag kan du inte göra samma avdrag i deklarationen som de med enskild firma, men om du har ett särskilt arbetsrum i din bostad kan du upprätta ett hyresavtal med ditt aktiebolag och betala ut marknadsmässig hyra från bolaget till dig själv. Det är viktigt att upprätta ett riktigt kontrakt – som om du skulle hyra ut till någon utomstående – och att hyran faktiskt är marknadsmässig. Så se till att göra ordentlig research innan du bestämmer vilket belopp du ska ta ut, tar du ut överhyra ska denna nämligen beskattas som lön.

Lokalhyran är en avdragsgill kostnad i bolaget och du som ägare beskattas i inkomstslaget kapital för hyresinkomsten – kom ihåg att ta med denna inkomst när du lämnar kontrolluppgifter!

Du får göra ett skäligt avdrag i din privata inkomstdeklaration för de faktiska merkostnader som uppstår på grund av uthyrningen, men tänk på att du inte får ta upp några kostnader i bolagets bokföring som har med ditt hemmakontor att göra, till exempel möbler, reparationer eller bredbandsinstallationer.

Berätta gärna hur du jobbar!


Vi skulle gärna vilja veta lite mer om dig! Vad drömmer du om och hur skulle vi kunna hjälpa dig? Svara på vår enkät här eller boka in en kort intervju på 20 minuter med mig!


Kom ihåg att jag sänder live nu på fredag, 15/3, på min Facebooksida Digital entreprenör. Vi ses då!

Scroll to Top